Chào mừng bạn đến với XBOSS Material Delivery Management (“Ứng dụng”, “chúng tôi” hoặc “nhà phát triển”).

Chúng tôi cam kết bảo vệ quyền riêng tư và dữ liệu cá nhân của người dùng. Chính sách này mô tả cách chúng tôi thu thập, sử dụng, lưu trữ và chia sẻ thông tin khi bạn sử dụng ứng dụng XBOSS Material Delivery Management.

1. Thông tin chúng tôi thu thập

1.1. Thông tin tài khoản và người dùng

Ứng dụng có thể thu thập và xử lý:

·                 Họ tên, địa chỉ email, mã nhân viên và thông tin định danh tài khoản.

·                 Thông tin xác thực cần thiết để đăng nhập và sử dụng ứng dụng.

·                Thông tin tổ chức, dự án hoặc công trường mà người dùng được cấp quyền truy cập.

1.2. Thông tin phiếu nhận vật tư

Để hỗ trợ quy trình tiếp nhận vật tư tại công trường, ứng dụng có thể thu thập và lưu trữ:

·                 Mã phiếu, thời gian tạo phiếu và thông tin liên quan đến đợt giao hàng.

·                 Tên vật tư, số lượng, tình trạng giao nhận và nội dung xác nhận.

·                 Hình ảnh vật tư, hàng hóa và tình trạng giao nhận do người dùng chụp hoặc đính kèm.

·                 Chữ ký điện tử và thông tin xác nhận của người giao, người nhận hoặc những người liên quan.

·                Thông tin người thực hiện các thao tác tạo, cập nhật hoặc xác nhận phiếu.

1.3. Dữ liệu vị trí

Khi người dùng cấp quyền truy cập vị trí, ứng dụng có thể sử dụng GPS để ghi nhận tọa độ địa lý tại thời điểm tạo phiếu nhận vật tư hoặc chụp ảnh.

Dữ liệu vị trí có thể được lưu cùng phiếu hoặc hình ảnh tương ứng nhằm:

·                 Xác minh địa điểm thực hiện nghiệp vụ giao nhận.

·                 Đối chiếu thông tin giao hàng với vị trí tại công trường.

·                 Hỗ trợ tra cứu, kiểm tra và xử lý các vấn đề phát sinh.

Ứng dụng sử dụng dữ liệu vị trí cho các mục đích nghiệp vụ nêu trên, không nhằm mục đích theo dõi quảng cáo xuyên ứng dụng hoặc website. Việc thu thập vị trí phụ thuộc vào quyền truy cập mà người dùng cấp và các tính năng thực tế được triển khai.

1.4. Thông tin thiết bị và dữ liệu chẩn đoán

Ứng dụng hoặc các dịch vụ kỹ thuật được tích hợp có thể thu thập thông tin cần thiết để vận hành và duy trì ứng dụng, chẳng hạn như loại thiết bị, hệ điều hành, phiên bản ứng dụng, nhật ký lỗi và dữ liệu hiệu năng, tùy thuộc vào cấu hình thực tế.

2. Mục đích sử dụng thông tin

Chúng tôi sử dụng thông tin để:

·                 Xác thực người dùng và quản lý quyền truy cập.

·                 Tạo, quản lý, tra cứu và lưu trữ phiếu nhận vật tư.

·                 Ghi nhận hình ảnh, chữ ký và thông tin xác nhận giao nhận.

·                 Ghi nhận tọa độ GPS để xác minh địa điểm tạo phiếu hoặc chụp ảnh.

·                 Đối chiếu thông tin giao hàng, kiểm tra lịch sử giao nhận và xử lý sai lệch.

·                 Duy trì hoạt động, bảo mật và cải thiện hiệu năng ứng dụng.

·                 Cung cấp hỗ trợ kỹ thuật và xử lý yêu cầu của người dùng.

·                 Cung cấp các tính năng AI nếu được tích hợp và kích hoạt trong ứng dụng.

·                Tuân thủ nghĩa vụ pháp lý và bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp của các bên liên quan.

3. Chia sẻ và xử lý dữ liệu

Chúng tôi không bán dữ liệu cá nhân của người dùng. Dữ liệu có thể được chia sẻ hoặc xử lý trong các trường hợp sau:

·                 Máy chủ XBOSS hoặc hệ thống của tổ chức: Dữ liệu tài khoản, phiếu nhận vật tư, hình ảnh, chữ ký và tọa độ GPS có thể được gửi đến máy chủ XBOSS/Odoo hoặc hệ thống do tổ chức quản lý để phục vụ nghiệp vụ.

·                 Người dùng được cấp quyền: Thông tin phiếu nhận vật tư có thể được cung cấp cho nhân viên, quản lý công trường hoặc những người có thẩm quyền theo phân quyền của hệ thống.

·                 Nhà cung cấp dịch vụ kỹ thuật: Một số dữ liệu có thể được xử lý bởi các nhà cung cấp dịch vụ lưu trữ, hạ tầng hoặc chẩn đoán kỹ thuật được sử dụng để vận hành ứng dụng.

·                 Nhà cung cấp dịch vụ AI: Khi người dùng chủ động sử dụng tính năng XBOSS AI và đồng ý với việc xử lý dữ liệu theo mô tả tại Mục 3.1, dữ liệu liên quan có thể được chuyển đến nhà cung cấp AI bên thứ ba được tổ chức cấu hình.

·                 Yêu cầu pháp lý: Dữ liệu có thể được cung cấp cho cơ quan có thẩm quyền khi pháp luật yêu cầu hoặc cho phép.

Việc xử lý và chia sẻ dữ liệu được giới hạn theo mục đích nghiệp vụ, quyền truy cập và các yêu cầu bảo mật áp dụng.

3.1. Trợ lý AI (XBOSS AI)

Trong trường hợp tính năng XBOSS AI được tích hợp và kích hoạt trong ứng dụng, người dùng có thể sử dụng các công cụ AI để hỗ trợ tra cứu, phân tích hoặc xử lý thông tin liên quan đến công việc.

Dữ liệu có thể được xử lý

Tùy thuộc vào tính năng người dùng sử dụng, dữ liệu được gửi hoặc xử lý có thể bao gồm:

·                 Nội dung câu hỏi, tin nhắn và hướng dẫn do người dùng nhập.

·                 Thông tin phiếu nhận vật tư, chẳng hạn mã phiếu, thông tin vật tư, số lượng, tình trạng giao nhận và nội dung xác nhận, nếu được chọn hoặc cần thiết để thực hiện yêu cầu.

·                 Nội dung tài liệu, hình ảnh hoặc tệp đính kèm mà người dùng chủ động cung cấp cho AI.

·                 Ngữ cảnh hội thoại và thông tin kỹ thuật cần thiết để duy trì phiên làm việc với AI.

Dữ liệu GPS, chữ ký hoặc các thông tin cá nhân khác chỉ được gửi đến dịch vụ AI nếu người dùng cung cấp, lựa chọn hoặc chúng thực sự cần thiết cho tính năng được yêu cầu. Ứng dụng không mặc nhiên gửi toàn bộ dữ liệu phiếu, hình ảnh hoặc vị trí của người dùng đến AI chỉ vì tính năng AI được tích hợp.

Bên nhận dữ liệu

Dữ liệu có thể được gửi đến máy chủ XBOSS/Odoo của tổ chức trước khi được chuyển tiếp đến nhà cung cấp mô hình AI bên thứ ba do tổ chức cấu hình, chẳng hạn OpenAI, Anthropic, Azure OpenAI, Google hoặc nhà cung cấp khác được hỗ trợ.

Nhà cung cấp thực tế phụ thuộc vào cấu hình được sử dụng tại thời điểm xử lý yêu cầu.

Mục đích sử dụng

Dữ liệu được xử lý nhằm tạo câu trả lời, hỗ trợ tra cứu và phân tích thông tin, hoặc cung cấp các chức năng AI mà người dùng yêu cầu.

Việc lưu trữ dữ liệu, thời gian lưu giữ và cách nhà cung cấp AI xử lý dữ liệu tiếp tục tuân theo điều khoản, chính sách của nhà cung cấp tương ứng và cấu hình dịch vụ được tổ chức sử dụng.

Sự đồng ý của người dùng

Trước khi dữ liệu được gửi đến nhà cung cấp AI bên thứ ba lần đầu tiên hoặc trước khi áp dụng một hình thức xử lý AI mới cần có sự đồng ý, ứng dụng sẽ hiển thị thông báo nêu rõ loại dữ liệu được gửi, bên nhận và mục đích xử lý, đồng thời yêu cầu người dùng đồng ý.

Người dùng có thể từ chối hoặc ngừng sử dụng tính năng AI. Khi chưa có sự đồng ý cần thiết, ứng dụng không gửi dữ liệu đến nhà cung cấp AI cho mục đích tương ứng.

Việc đồng ý sử dụng AI không đồng nghĩa với việc người dùng đồng ý cho sử dụng dữ liệu vào mục đích quảng cáo hoặc các mục đích không liên quan.

4. Lưu trữ và bảo mật thông tin

Dữ liệu được lưu trữ trên máy chủ hoặc hệ thống được sử dụng để vận hành ứng dụng, theo cấu hình của tổ chức quản lý.

Chúng tôi áp dụng các biện pháp phù hợp nhằm bảo vệ dữ liệu khỏi việc truy cập, sử dụng, thay đổi, tiết lộ hoặc phá hủy trái phép. Các biện pháp có thể bao gồm kiểm soát quyền truy cập, xác thực người dùng và bảo vệ kết nối truyền dữ liệu.

Dữ liệu được lưu giữ trong thời gian cần thiết cho mục đích nghiệp vụ, theo chính sách của tổ chức quản lý và các quy định pháp luật liên quan. Thời hạn lưu trữ thực tế có thể phụ thuộc vào hệ thống máy chủ và yêu cầu quản lý hồ sơ của tổ chức.

5. Quyền của người dùng

Tùy thuộc vào quyền hạn và quy định của tổ chức quản lý, người dùng có thể:

·                 Truy cập và xem thông tin được cấp quyền.

·                 Yêu cầu chỉnh sửa thông tin không chính xác.

·                 Quản lý quyền truy cập vị trí, camera và thư viện ảnh trong phần cài đặt thiết bị.

·                 Từ chối hoặc ngừng sử dụng các tính năng AI.

·                 Gửi yêu cầu liên quan đến việc truy cập, chỉnh sửa hoặc xóa dữ liệu cá nhân theo quy định áp dụng.

Việc chỉnh sửa hoặc xóa phiếu, hình ảnh, chữ ký và hồ sơ giao nhận có thể bị giới hạn bởi quyền truy cập, yêu cầu kiểm toán hoặc chính sách lưu trữ của tổ chức. Người dùng có thể liên hệ quản trị viên hoặc đơn vị quản lý để được hỗ trợ.

6. Quyền truy cập thiết bị

Ứng dụng có thể yêu cầu các quyền sau khi người dùng sử dụng tính năng tương ứng:

·                 Vị trí (GPS): Ghi nhận tọa độ tại thời điểm tạo phiếu hoặc chụp ảnh.

·                 Camera: Chụp ảnh vật tư và bằng chứng giao nhận.

·                 Thư viện ảnh: Chọn ảnh có sẵn để đính kèm, nếu tính năng này được hỗ trợ.

Các quyền được sử dụng để phục vụ chức năng tương ứng. Người dùng có thể quản lý hoặc thu hồi quyền trong phần cài đặt của thiết bị. Việc thu hồi quyền có thể làm hạn chế một số tính năng.

7. Quyền riêng tư của trẻ em

Ứng dụng được thiết kế để phục vụ hoạt động nghiệp vụ của tổ chức và nhân sự tại công trường, không hướng đến trẻ em. Chúng tôi không chủ đích thu thập dữ liệu cá nhân của trẻ em thông qua các tính năng của ứng dụng.

8. Thay đổi chính sách

Chúng tôi có thể cập nhật chính sách này để phản ánh các thay đổi về chức năng, quy trình xử lý dữ liệu hoặc quy định pháp luật.

Phiên bản cập nhật sẽ được công bố trên trang chính sách quyền riêng tư của ứng dụng hoặc thông qua các kênh thông báo phù hợp.

9. Liên hệ

Nếu có câu hỏi hoặc yêu cầu liên quan đến quyền riêng tư và dữ liệu cá nhân, vui lòng liên hệ:

·                 Nhà phát triển: XBOSS Team

·                 Email: contact@xboss.com

·                 Website: https://xboss.com