CHÍNH SÁCH QUYỀN RIÊNG TƯ – ỨNG DỤNG XBOSS AUDIT

Cập nhật lần cuối: 12/11/2026

Chào mừng bạn đến với XBOSS Audit (“chúng tôi”, “ứng dụng”, hoặc “nhà phát triển”).

Chúng tôi cam kết bảo vệ quyền riêng tư và dữ liệu cá nhân của bạn khi sử dụng ứng dụng này.

Chính sách này mô tả cách chúng tôi thu thập, sử dụng, lưu trữ và bảo vệ thông tin của người dùng.

1. Thông tin chúng tôi thu thập

Khi bạn sử dụng ứng dụng XBOSS Audit, chúng tôi có thể thu thập các loại thông tin sau:

1.1. Thông tin do bạn cung cấp trực tiếp

Họ tên, địa chỉ email, số điện thoại (nếu có).

Thông tin tài khoản đăng nhập (ví dụ: tên người dùng, mật khẩu được mã hóa).

Dữ liệu nghiệp vụ audit bạn tạo hoặc quản lý trong ứng dụng, bao gồm kế hoạch audit, phiên thực hiện audit, báo cáo audit, phiếu không phù hợp (NCR), yêu cầu khắc phục (CAR), bình luận, thông tin phân công (auditor, người xử lý, người nhận thông tin) và các tệp đính kèm (ảnh, video, tài liệu, bản quét).

1.2. Thông tin được thu thập tự động

Thông tin thiết bị: loại thiết bị, hệ điều hành, phiên bản ứng dụng, ngôn ngữ.

Dữ liệu nhật ký sử dụng: hành vi trong ứng dụng, thời gian truy cập, địa chỉ IP (ẩn danh).

Dữ liệu vị trí (nếu bạn cho phép), nhằm hỗ trợ các tính năng của ứng dụng nếu có.

Mã thông báo thiết bị (push token) để gửi thông báo (nếu bạn cho phép).

1.3. Quyền truy cập thiết bị

Ứng dụng chỉ yêu cầu các quyền sau khi bạn dùng tính năng tương ứng. Bạn có thể từ chối hoặc thu hồi trong phần cài đặt của thiết bị:

Máy ảnh: quét tài liệu, chụp ảnh, quay video làm bằng chứng đính kèm vào bản ghi audit, NCR, CAR.

Thư viện ảnh / bộ nhớ: chọn ảnh, tệp để đính kèm; lưu tệp tải xuống. Ứng dụng chỉ dùng những tệp bạn chọn.

Micro và nhận dạng giọng nói: chuyển giọng nói thành văn bản để bạn nhập liệu bằng giọng nói thay vì gõ.

Vị trí: hỗ trợ các tính năng cần vị trí (nếu có).

Thông báo: nhận thông báo về kế hoạch, phiên audit, NCR/CAR được giao hoặc thay đổi trạng thái.

2. Mục đích sử dụng thông tin

Chúng tôi sử dụng thông tin của bạn để:

Cung cấp và duy trì các tính năng của ứng dụng, bao gồm lập kế hoạch audit, thực hiện audit, ghi nhận và theo dõi NCR/CAR, xem bảng điều khiển (dashboard) và báo cáo thống kê.

Cải thiện hiệu suất, giao diện và trải nghiệm người dùng.

Gửi thông báo về công việc được giao, thay đổi trạng thái, cập nhật hoặc thay đổi quan trọng.

Hỗ trợ kỹ thuật, phản hồi yêu cầu hoặc giải quyết khiếu nại.

Đảm bảo an toàn, ngăn chặn gian lận và tuân thủ quy định pháp luật hiện hành.

3. Chia sẻ dữ liệu

Chúng tôi không bán, cho thuê hoặc trao đổi dữ liệu cá nhân của bạn với bên thứ ba.

Tuy nhiên, trong một số trường hợp, dữ liệu có thể được chia sẻ:

Với những người dùng khác được bạn hoặc quản trị viên cấp quyền truy cập kế hoạch, phiên audit, NCR/CAR hoặc tệp tin liên quan.

Với bên thứ ba đáng tin cậy hỗ trợ vận hành ứng dụng (ví dụ: dịch vụ lưu trữ đám mây, gửi thông báo đẩy, phân tích hiệu suất).

Khi có yêu cầu hợp pháp từ cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

Mọi bên thứ ba đều bị ràng buộc bởi các cam kết bảo mật dữ liệu tương đương với chính sách này.

3.1. Trợ lý AI (XBOSS AI)

Khi bạn sử dụng tính năng AI trong ứng dụng (tab XBOSS AI hoặc các công cụ AI liên quan), chúng tôi xử lý dữ liệu như sau:

Dữ liệu được gửi / xử lý

Tin nhắn chat bạn nhập;

Ngữ cảnh bạn chọn hoặc gắn vào cuộc trò chuyện (ví dụ tên và mã định danh của bản ghi audit, NCR, CAR); máy chủ có thể tải nội dung bản ghi để AI trả lời;

Tệp hoặc ảnh bạn đính kèm qua công cụ AI trên thiết bị (nếu bạn cho phép);

Thông tin phiên / thiết bị cơ bản cần thiết để vận hành phiên AI (ví dụ nền tảng, tên ứng dụng, phiên bản ứng dụng, khả năng công cụ trên thiết bị).

Bên nhận dữ liệu

Dữ liệu được gửi tới máy chủ XBOSS / Odoo của tổ chức bạn (module trợ lý AI);

Máy chủ đó có thể chuyển nội dung liên quan (câu hỏi, ngữ cảnh bản ghi, tệp đính kèm, v.v.) tới nhà cung cấp mô hình AI bên thứ ba mà tổ chức bạn cấu hình (ví dụ OpenAI, Anthropic, Azure OpenAI, Google, hoặc các nhà cung cấp khác được bật trên máy chủ).

Mục đích sử dụng

Chỉ để cung cấp câu trả lời và tính năng AI trong ứng dụng.

Sự đồng ý của bạn

Trước khi gửi dữ liệu nêu trên cho mục đích AI, ứng dụng sẽ hiển thị thông báo trong app và yêu cầu bạn đồng ý;

Bạn có thể từ chối; khi từ chối, tính năng AI sẽ không gửi dữ liệu;

Nếu bạn đã đồng ý, việc gỡ cài đặt ứng dụng sẽ xóa lựa chọn đã lưu trên thiết bị; khi cài lại, ứng dụng sẽ hỏi lại sự đồng ý.

4. Lưu trữ và bảo mật thông tin

Dữ liệu được lưu trữ an toàn trên máy chủ XBOSS / Odoo của tổ chức bạn, có áp dụng các biện pháp bảo mật như mã hóa đường truyền và kiểm soát truy cập.

Thông tin đăng nhập được mã hóa, không lưu dưới dạng văn bản gốc.

Chúng tôi chỉ lưu trữ dữ liệu trong thời gian cần thiết cho mục đích sử dụng hoặc theo quy định pháp luật và chính sách lưu trữ hồ sơ của tổ chức bạn.

5. Quyền của người dùng

Bạn có các quyền sau:

Xem, chỉnh sửa hoặc xóa dữ liệu cá nhân và dữ liệu audit do mình tạo (trong phạm vi quyền được cấp bởi tổ chức).

Thu hồi quyền truy cập thiết bị (máy ảnh, micro, vị trí, thông báo, ảnh) hoặc yêu cầu xóa tài khoản bất kỳ lúc nào.

Từ chối cung cấp một số thông tin không bắt buộc (có thể ảnh hưởng đến trải nghiệm sử dụng).

Yêu cầu cung cấp bản sao dữ liệu cá nhân mà chúng tôi đang lưu giữ.

Lưu ý: một số hồ sơ audit, NCR/CAR có thể phải được giữ lại theo yêu cầu của hệ thống quản lý chất lượng hoặc quy định pháp luật nên có thể không xóa được ngay.

Nếu bạn muốn thực hiện các quyền này, vui lòng liên hệ theo thông tin ở Mục 9.

6. Cookie và công nghệ tương tự

Ứng dụng XBOSS Audit có thể sử dụng cookie, bộ nhớ cục bộ hoặc mã theo dõi để:

Ghi nhớ phiên đăng nhập và tùy chọn của bạn (ví dụ giao diện, tài khoản đang dùng).

Phân tích hành vi sử dụng nhằm cải thiện sản phẩm.

Bạn có thể tắt cookie trong cài đặt trình duyệt hoặc thiết bị, nhưng một số tính năng có thể hoạt động không đầy đủ.

7. Quyền riêng tư của trẻ em

Ứng dụng không được thiết kế cho người dưới 13 tuổi. Chúng tôi không cố ý thu thập thông tin cá nhân từ trẻ em. Nếu phát hiện có dữ liệu như vậy, chúng tôi sẽ xóa ngay lập tức.

8. Thay đổi chính sách

Chúng tôi có thể cập nhật Chính sách quyền riêng tư này theo thời gian. Khi có thay đổi, chúng tôi sẽ thông báo qua ứng dụng hoặc email (nếu có đăng ký). Phiên bản mới nhất sẽ luôn được đăng tải trong ứng dụng.

9. Liên hệ

Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi hoặc yêu cầu nào liên quan đến quyền riêng tư, vui lòng liên hệ:

Nhà phát triển: XBOSS Team

Email: contact@xboss.com

Website: https://xboss.com